ZAMANI VERİMLİ KULLANMAK UYGARLIĞIN ÖLÇÜSÜDÜR

ZAMANI VERİMLİ KULLANMAK UYGARLIĞIN ÖLÇÜSÜDÜR

 

Hem bireylerin hem de toplumların yaşam tarzları, iş yapma yöntemleri, yönetim biçimleri, yetenekleri, sahip oldukları kaynaklar farklı farklıdır. Ancak hepsinin kullanımına eşit olarak sunulmuş tek bir kaynak vardır: Zaman. “Uzun sürede az iş” veya “kısa sürede çok iş” yapma farkını işte bu kaynağın kullanılış biçimi belirlemektedir. Gerçekten de verimli ve etken olabilmek için zamanı da verimli ve etken şekilde yönetebilmek zorundayız.

Öncelikli şunu kabul etmemiz gerekmektedir: Yönetemediğimiz zaman bizim değildir. Zaman öyle bir kaynaktır ki;

·        Durdurulamaz, yavaşlatılamaz, hızlandırılamaz

·        Geri döndürülemez

·        Satın alınamaz

·        Depolanamaz

·        Tekrar kullanılamaz

·        Sınırlıdır

·        Yerine kullanılabilecek başka bir kaynak yoktur

·        Hem çok ucuz hem de çok pahalıdır

Herkes için, ama özellikle çalışanlar ve yöneticiler için çok önemli olan bu kaynağın yönetimi, amaçlara ulaşmak, yapılan işleri kontrol etmek, kişisel motivasyonu geliştirmek açısından önemli görülen bir kişisel performansı geliştirme tekniğidir. Zaman yönetimi çok çalışmayı değil, etkili ve amaçlara yönelik bir biçimde çalışmayı öngörür. Burada yapılmak istenen, kişinin kendi zamanını amaçsız olmaktan ve başkaları tarafından kontrol edilmekten çıkarıp, zaman yönetimi, bir kişisel verimliliği artırma aracıdır.

Yöneticilerin kişilik yapıları, çalışma alışkanlıkları, planlama anlayış ve yaklaşımları, bireysel iletişim yöntemleri, yönetim anlayışları ve yetki devrine bakışları, onların yönetsel zamanlarını etkileyen faktörlerdir.

 

NASIL BAŞLAMALI?

§        Öncelikle, başarılı bir zaman yönetiminin gerçekleşmesini iş ortamının değil, kişinin zihinsel hazır olma düzeyinin belirlediği; kişinin zihinsel hazır olma düzeyinin ise;

·      Kendine güven

·      Başarma isteği

·      Mücadele azmi

·      Gerekli bilgilere sahip olma

·      Uygulamada sürekli inanma ile ilişkili olduğu unutulmamalıdır

§        Zamanını yönetmek isteyen kişinen kendisinden bir yardımcısı yoktur. Başarılı bir zaman yönetimi uygulamasının ancak kendi çabası ile mümkün olabileceğini kavraması gerekir.Bu,bir yandan kişinin kendisini değiştirmeden çevresini değiştiremeyeceği;diğer yandan da uzun süreli ve sabırlı bir mücadele kararı almadan zaman yönetimini gerçekleştiremeyeceği anlamına gelmektedir.

 

İLKELER VE UYGULAMALAR

·        Zamanımızın ancak % 60’ ına hükmedebiliyoruz. Her an önümüze çıkabilecek beklenmedik görevler, önemsiz olsalar bile aciliyet  kazanmış işler ve sosyal etkinlikler için de belli bir zaman ayırmamız gerekmektedir. Zamanımızın % 40’ lık bir kısmını bu türden, kontrolümüz dışındaki işlere ayırmak zorundayız. Zaman yönetimi, % 60’lık bölümü daha etkili kullanma yönündeki çabaları ifade eder. Bu oranı % 100’ çıkarmak mümkün değildir.

·        80.20 ilkesi unutulmamalıdır. Bu like, zamanımızın % 20’ si ile işlerimizin % 80’ i ile de işleremizin % 20’ sini gerçekleştirmekte olduğumuzu ifade eder.

·        Zamanını yönetmek isteyen kişi, yaşama (Ben ne olmak istiyorum? Hangi alanlar ilgimi çekiyor? Yaşamla ne tür bir ilişki kurmak istiyorum? Vb.) ve işe ( Hangi işlerden zevk alıyorum? Başarıyı nasıl tanımlıyorum? Nasıl motive oluyorum? Vb.) ilişkin amaçlarını belirlemelidir. Bu amaçların çakışması bir zorunluluk değildir. Dengede bulunmaları yeterlidir. Amaç saptama, diğer aşamaları belirleyecektir.w

·        Zamanın nerelere harcandığı belirlenmelidir. Bir ay süreyle her gün, her yarım saatte bir, yapılmış olan tüm işler kaydedilmelidir. Bu sıkıcı ancak önemli etkinlik, zamanınızın nasıl harcandığı konusunda önemli ipuçları verecek ve bir sonraki aşamaya sizi hazırlayacaktır.

·        Amaçlarınız ile yaptığınız işler çakışıyor mu? Buna kara verirken, işleri önem derecesine göre sıralamanızı mümkün kılacak ABC Analizi’ ne başvurun. Şöyle ki;

§       Mevcut görevlerinizden hangi % 15’ i çalışma zamanınızın % 65’ini dolduracak kadar önemli? (A görevleri)

§       Mevcut görevlerinizden hangi % 20’ si çalışma zamanınızın % 20’ sini dolduracak kadar önemli? (B görevleri)

§       Mevcut görevlerinizden hangi % 15’ i çalışma zamanınızın % 65’ ini dolduracak kadar önemli? ( C görevleri)

A’ lar üzerine yoğunlaşın

B’ leri mümkün olduğunca devredin

C’ leri atmanın yollarını arayın

·        Kontrolünüz altındaki % 60’ lık zaman dilimini planlayın. Planlamayı mümkünse yıllık, aylık, haftalık ve günlük olarak, ama mutlaka yazılı olarak yapın. Böylece:

§       Kafanızdaki zaman planı unutulmaz

§       Zihninizin meşguliyeti azaltılır

§       Konsantrasyonunuz artar

§       Tamamlanmayan işler unutulmaz

§       Faaliyet arşiviniz oluşur.

 

Yıllık planlama için birkaç gününüzü ayırabilirsiniz. Projelere, önemli görevlere, yolculuklara, tatillere, sosyal faaliyetlere ne kadar zaman ayırabileceğinizi kabaca belirleyin. Örneğin; her Pazartesi üretim toplantısı, haftada bir akşam yemek, hafta iki akşam spor gibi.

Aylık planlama için birkaç saat ayırın. Rezervasyonlarınızı, toplantılarınızı, gideceğiniz davetleri, ileteceğiniz mesajları, alışveriş gün ve saatlerinizi belirleyin.

 

Haftalık planlama 10–15 dakikanızı almalıdır. Bu sürede, hangi işleri o hafta içinde bitireceğinize karar verin.

 

 

Günlük planlamaya 10 dakikadan fazla zaman ayırmayın. Biten günün “muhasebesini”yapın ve ertesi günü ayrıntılı biçimde planlayın. Hangi işlerle uğraşacağınıza karar verin.

·        Öncelikleri belirleyin. Böylece:

§         Önce önemlilerle uğraşmak

§         Aciliyete göre çalışmak

§         Tek bir işe yoğunlaşmak

§         İşi bir kerede bitirmek

§         Ayrılan zamanı verimli kullanmak

§         Başkaları tarafından yapılabilecek işleri belirlemek

§         Performansınızın ölçülmesine baz oluşturacak faaliyetleri tanımlamak

§         Amaçlara ulaşmak mümkün olabilecektir.

 

 

           ·          Her şeyi kendi yapan ayrıntılar içinde boğulur. Bu nedenle yetki devredin. Kişi, kendisinin yapmamasının doğru olacağına inandığı işleri başkalarına devretmelidir. Bir kişi için B ve C kategorisine giren işler, başka biri için A işi olabilir. Diğer yandan,C işlerinin büyük çoğunluğu,aslında”yapılmasa da olur”türden işler olduğundan bunların yok edilmesi gerekir.Böylece;

§      Önemli işlere zaman ayırabilecek

§      Birlikte çalıştıklarınızın bilgisini daha iyi kullanabilecek

§      Astlarınızı geliştirecek

§      Hem kendinizin hem de astlarınızın motivasyonunu sağlayabileceksiniz.

           ·          Yetki devrinin ötesinde, diğer tekniklere hakim olmaya çalışın. Doğru iletişim yapabilme, toplantı yönetebilme, sekreteri etkili kullanabilme, planlama yapabilme gibi tekniklere hakim olmanın yanı sıra “ hayır” diyebilme de, zamanı yönetmeyi mümkün kılacaktır.

           ·          Değerlendirme yapın. Etkili adımlar atıp zaman yönetimi uygulamasına geçtikten sonra, planlanan ile gerçekleşenler gözden geçirilmeli, aksayan yönler için önlem alınmalıdır.

           ·          Zaman tasarruf edici yöntemler bulmaya, zamanı öldürücü faktörleri yok etmeye, fazladan zaman kazanmaya çalışın. Örneğin:

§       Erken kalkın

§       Uyanır uyanmaz yataktan kalkma isteği yaratmak için hergün kendinize eğlence veya keyif verecek bir düşünce geliştirin

§       Günlük giyeceklerinizi ve çantanızı akşamdan hazırlayın

§       Elbise dolabınızı, ayakkabılarınızı rahatça kullanabileceğiniz şekilde düzenleyin

§       Sık kullandığınız eşyaları belli bir yerde muhafaza edin

§       Güne olumlu başlayın, pozitif düşünmeye çalışın

§       Her gün size mutluluk veren bir şey yapın

§       Varsa sağlık sorunlarınızı geciktirmeden çözün

§       Sağlığınızı koruyun. Bol su için, doğa ile dost olun, spor yapın

§       İş dışındaki hobilerinizi geliştirin

§       Kendinize randevu verin bir gün bu saatleri sadece kendinize ayırın ve randevunuzu iptal etmeyin

§       Kararlı olun, seri hareket edin

§       Not alma alışkanlığı edinin

§       Telefon etmeyi öğrenin

§       Gereksiz muhabbet etmeyin

§       Boş zamanınızı iyi değerlendirin

§       Önünüzde yalnızca iş olsun, ilgisiz olanları kaldırın

§       Yönetici iseniz ayrıntılarla uğraşmayın

§       İşlerinizi yaparken hedef belirleyin ve bu hedefe adım adım yaklaşın. Küçük işler hedefe ulaşmada birer parçadır

§       Hedefinize ulaşmada kestirme ve/veya alternatif yolları deneyin

§       İdeal çalışma ortamı yaratın

§       Düzenli olun, aradığınızı bulabilecek bir sistem geliştirin

§       Gereksiz evrak ve dökümanı barındırmayı, atın

§       Zamanınızı yıllık, aylık, haftalık ve günlük periyotlarla planlayın

§       Yazılı kayıt tutun

§       Mutlaka ajanda kullanın

§       Yolda düşünün, zihinsel planlama yapın

§       Hata yapmaya hakkınız olduğunu unutmayın; ancak geçmişte yaptığınız hataları tekrarlamayın

§       Kendinizin, zihinsel gücünüzün verimliliğinizi artıracak her unsura (kitaba, kurslara, vb.) yatırım yapın

§       Çalışmaktan bıkmayın, sorunlardan ve engellerden yılmayın

§       “Hemen başlıyorum”, “Başaracağım” diyen yapıcı bir kişi olun

§       Başarılı alanlarınızı tespit edin

§       İçinizdeki mutluluk ve doyum kaynağı ile bağlantı kurun

           ·          On yıl, bir yıl sonra kendinizi, işinizi, evinizi, ailenizi nasıl ve hangi noktada görmek istediğinizi belirleyin

           ·          “Bilmiyorum”, “Yardım istiyorum”, “Yanlış yaptım” diyebilin

           ·          Hızlı ve etkili okumayı öğrenin

           ·          Tutum ve düşünce tarzınızla endişe ve kuruntularınızdan kurtulmaya çalışın. Endişe, amaçları ve yaşama arzusunu yok eder. Unutmayınız ki, endişelenilen şeylerin % 40’ ı gerçekleşmemekte; endişelenmeye değer konular % 8’i aşmamaktadır.

           ·          Randevularınıza zamanında gidin

           ·          Davetsiz misafirlerin sizi meşgul etmelerine izin vermeyin. Bir süre sonra başa çıkamayacak hale gelebilirsiniz.

           ·          Bilgilerinizi güncelleyin

           ·          İşi eve, evi işe taşımayın

           ·          İlkeleri olan bir kişilik yapısı sergileyin

           ·          İşleri sürüncemede bırakmayın

           ·          Tek başınıza halledemediğiniz konularda arkadaşlarınızdan, dostlarınızdan, amirlerinizden ve profesyonel kuruluş ve kişilerden destek alın

           ·          Birisinden bir şey istediğinizde zamanı mutlaka belirtin.